Financial Administrator bij vastgoedbelegger

Functie omschrijving

De opdrachtgever is een Core belegger en heeft een transparante structuur met een sterke focus op klantbelangen. Ze beheren vastgoedportefeuilles bestaande uit Commercieel vastgoed in Nederland en trekken zowel nationale als internationale institutionele beleggers aan voor groei en uitbreiding.

Over de functie

Als Financial Administrator ben je verantwoordelijk voor de financiële administratie van diverse fondsen en entiteiten. Deze functie heeft een breed en gevarieerd takenpakket en biedt veel afwisseling en uitdagingen. Je taken bestaan onder andere uit het beheren van de crediteuren-, bank- en grootboekadministratie en diverse subadministraties. Je controleert, verwerkt en bewaakt facturen in verschillende systemen, handelt ontvangen betalingsherinneringen af en bereidt de betalingen voor. Daarnaast onderhoud je nauw contact met externe vastgoedbeheerders, waarbij je hun werkzaamheden controleert en ze aanstuurt op het voeren van een juiste en volledige administratie.

Je ondersteunt bij het opstellen van externe financiële rapportages en budgettering van de managementkosten. Dit doe je samen met de Financial Administration Manager en de Accounting & Reporting Specialist. Je stelt financiële overzichten op waaronder maandrapportages, MSCI-rapportages en rapportages voor participanten en ondersteunt bij het berekenen van dividenduitkeringen, BTW-aangiftes en voortgangsoverzichten voor nieuwbouwprojecten.

Doel van de functie 
De Financial Administrator is verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie van de 
diverse fondsen en entiteiten. Dit bevat onder andere het uitvoeren van de crediteuren administratie, 
de bankadministratie, verzorgen grootboek administratie en de diverse sub administraties. 
Daarnaast ondersteunt de Financial Administrator de Financial Administration Manager en de 
Accounting & Reporting Specialist bij het opstellen van externe rapportages die vanuit de financiële 
administratie worden opgesteld. Hierbij moet worden gedacht aan de NAV Maandrapportage, MSCI 
Rapportages en rapportages voor participanten. 

1. Algemeen financieel administratieve werkzaamheden 
Verantwoordelijk voor het voeren van (een deel) van de financiële administratie van meerdere fondsen 
en entiteiten. Waaronder het uitvoeren van de crediteurenadministratie, bankadministratie, verzorgen 
grootboek administratie en de diverse sub administraties. 
Kernactiviteiten 

• Voorbereiden en boekhoudkundige verwerking inkoopfacturen met behulp van Image Capture; 
• Controleren en verwerken van ontvangen facturen in het workflow management systeem Synergy;  
• Bewaken voortgang goedkeuring facturen in het workflow management systeem Synergy en acties naar betreffende medewerkers indien nodig; 
• Betaalbaar stellen van goedgekeurde facturen in de ING Bankapplicatie en voorbereiden betaalbatch voor de CFO; 
• Afhandelen van betalingsherinneringen met crediteuren; 

Functieprofiel Financial Administrator

• Uitvoeren van boekhoudkundige werkzaamheden voor de crediteurenadministratie, bankadministratie, grootboekadministratie en sub administraties; 
• Samen met de Financial Administration Manager aansturen van de externe vastgoedbeheerders en het boeken van de binnenkomende maandelijkse beheerrapportages; 
• Maandelijks boeken van opdrachten uit de Budget versus Realisatie overzichten van de beheerders met behulp van Robotics; 
• Verrichten uiteenlopende ondersteunende activiteiten ten behoeve van de boekhouding. 

2. Controleren en reconciliëren betalingsverkeer 

• Ondersteunen van de Financial Administration Manager bij het controleren en reconciliëren van de bankrekeningen. 
• Controleren van de mutaties op de verschillende bankrekeningen van de fondsen en entiteiten; 
• Initiëren van eventuele overboekingen tussen de verschillende bankrekeningen in het geval er een verrekening tussen de fondsen of entiteiten plaats moet vinden; 
• Uitvoeren van de kasstroomreconciliatie van de diverse bankrekeningen. Wekelijks voor de interne bankrekeningen en maandelijks voor de bankrekeningen van beheerders; 
• Verzenden van de kasstroomreconciliaties en de geautoriseerde betaalbatches naar de externe bewaarder; 
• Beantwoorden van vragen van de externe bewaarder inzake bankbetalingen. 

3. Ondersteunen opstellen van rapportages 

• Ondersteunen van de Financial Administration Manager en de Accounting & Reporting Specialist bij het opstellen van externe rapportages die vanuit de financiële administratie worden opgesteld. 
• Ondersteunen van de Financial Administration Manager bij de werkzaamheden voor de maandafsluitingen en de kwartaalafsluitingen en het opstellen van de NAV Maandrapportages voor de verschillende fondsen; 
• Elk kwartaal opstellen van de financiële overzichten welke moeten worden aangeleverd aan de MSCI voor de MSCI Netherlands Quarterly Property Index; 
• Ondersteunen van de Accounting & Reporting Specialist bij het opstellen van diverse financiële rapportages ten behoeve van de participanten. 

4. Overige werkzaamheden 

• Verzorgen van diverse overige administratief gerelateerde werkzaamheden binnen de afdeling Accounting & Reporting 
• Participatie automatiseringstrajecten (o.a. Robotisering); 
• Controle administratie externe vastgoedbeheerders (beheerbezoeken); 
• Ondersteunen bij werkzaamheden voor ISAE 3402; 
• Opstellen onderbouwende documenten voor de externe accountant; 
• Ondersteunen bij berekenen dividenduitkeringen en opstellen dividendbrieven; 
• Ondersteunen bij budgettering management kosten en overige exploitatiekosten (vaste lasten); 
• Ondersteunen bij het opstellen en verzenden Btw-aangiftes; 
• Opstellen en bijhouden van voortgangsoverzichten (faseverslagen) investeringen nieuwbouw en 
• renovaties.

Dit wordt er gevraagd

• Afgeronde HBO opleiding in financiële richting, zoals Finance, Administratie, Bedrijfseconomie of vergelijkbaar; 
• Minimaal 5 jaar relevante administratieve ervaring; 
• Ervaring binnen de vastgoedbranche en/of financiële dienstverlening; 
• Redelijke kennis Engelse taal; 
• Redelijke kennis MS Office (Excel en Word); 
• Affiniteit automatisering en innovatie; 
• Kennis Exact en Synergy is een pré. 

Wensen:

• Het vermogen om zelfstandig en zorgvuldig de financiële administratie te voeren, fouten te minimaliseren en de financiële integriteit van de organisatie te waarborgen; 
• Een goede samenwerking en effectieve communicatie met teamleden, overige collega’s en beheerders zijn cruciaal voor het succes; 
• Je werkt georganiseerd en accuraat en bent in staat om proactief verbeteringen te signaleren en deze door te voeren (of met een voorstel daarvoor te komen); 
• Verantwoordelijkheid nemen om tijdig, de juiste en volledige informatie aan te leveren bij je collega’s ten behoeve van (financiële) rapportages en audits; 
• Onderzoeken en/of implementeren van verbeteringen van werkprocessen binnen de afdeling met behulp van de huidige technologische mogelijkheden en daar een actie rol in aannemen. 

Competenties:

• Accuraat en betrouwbaar 
• Analytisch denkvermogen 
• Plannen en organiseren 
• Zelfstandig en samenwerken 
• Integer 
• Betrokken

Reageren

Solid Recruitment is hét toonaangevende werving & selectiebureau actief in de vastgoedsector. Wij zijn gespecialiseerd in de bemiddeling van vastgoedprofessionals met een opleiding op met name HBO- en academisch niveau.

Je wordt vriendelijk verzocht jouw sollicitatie te richten aan Gijs Lotringen van Solid Recruitment (gijs@solid-recruitment.nl). Ook voor vragen of een extra toelichting kun je (telefonisch) contact opnemen met Gijs op 06 - 39575612.