Assistant Asset Management bij PROXITY

Functie omschrijving

Je vervult een cruciale rol binnen de backoffice-activiteiten van Asset Management afdeling, met een sterke focus op ondersteuning van het Head of Netherlands en het bredere asset management team.

Daarnaast verzorgt de Asset Management Assistant de dagelijkse gang van zaken op het kantoor in Amsterdam en draagt hij/zij bij aan een productieve en gastvrije werkomgeving voor zowel collega’s als bezoekers.

Deze functie vraagt om een hoge mate van betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en organisatorische efficiëntie en is bij uitstek geschikt voor een proactieve professional die goed functioneert in een nieuwe, dynamische en internationale werkomgeving.

De ideale kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare administratieve of team ondersteunende rol binnen de vastgoedsector.

Dit wordt er gevraagd

1. Backoffice-ondersteuning
In deze functie ligt de nadruk op het opstellen en verwerken van huurovereenkomsten (ROZ-model), addenda en overige huur-gerelateerde documentatie. Aantoonbare en relevante ervaring met het opstellen van huurovereenkomsten (ROZ) wordt als een duidelijke meerwaarde beschouwd.

• Opstellen van huurovereenkomsten (ROZ-model), addenda en overige huur-gerelateerde documentatie
• Aantoonbare en relevante ervaring met het opstellen van ROZ-huurovereenkomsten geldt als duidelijke meerwaarde
• Bewaken van de volledige workflow: van eerste concept tot volledig getekende overeenkomst
• Monitoren van het ondertekening proces en controleren van voorwaarden zoals ontvangst van de borg
• Toezien op correcte verwerking van het opleverdocument
• Zorgdragen voor volledige en correcte (digitale en fysieke) archivering van contractdocumentatie
• Beheren van documentatiestromen en asset-archivering
• Monitoren van contractuele en commerciële processen
• Bieden van proactieve juridische en administratieve ondersteuning aan het Head of Netherlands en het asset managementteam
• Beheren van agenda’s en coördineren van interne en externe afspraken
• Ondersteunen bij zakelijke reizen (boekingen, reisplanningen en declaraties)

2. Kantoorcoördinatie / Operations

• Ondersteunen van de dagelijkse operatie van het Amsterdamse kantoor (team van maximaal 9 personen)
• Contact onderhouden met externe leveranciers, facilitair management en dienstverleners om een professionele werkomgeving te waarborgen
• Zorgdragen voor een goed onderhouden en efficiënt functionerend kantoor
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers (werkplek, IT-toegang, welkomstmaterialen) in samenwerking met IT en HR
• Beheer van het wagenpark (poolauto’s) in Nederland

3. Vergader- en eventvoorbereiding

• Organiseren van teamvergaderingen, opstellen van agenda’s, notuleren en bewaken van actiepunten
• Ondersteunen bij de organisatie van interne evenementen, workshops en externe bezoeken

4. Document- en communicatiemanagement

• Opstellen, redigeren en opmaken van presentaties, rapportages en correspondentie in het Nederlands en Engels
• Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie en onderhouden van nauwkeurige (digitale en fysieke) archiveringssystemen
• Ondersteunen bij factuurverwerking en administratieve afstemming met Finance
• Monitoren van kantoorkosten en ondersteunen bij budgetplanning
• Bijdragen aan een positieve kantoor- en teamcultuur en interne communicatie

Profiel van de kandidaat
Opleiding & Ervaring

• Minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende rol binnen commercieel vastgoed, property management of asset management
• Ervaring met onboarding van vastgoedobjecten is een pré
• Ervaring in een dynamische, internationale werkomgeving met diverse stakeholders
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)

Dit betreft geen startersfunctie, maar een verantwoordelijke ondersteunende rol met een hoge mate van eigenaarschap binnen het Asset Management-team.

Vaardigheden & Competenties

• Sterk georganiseerd met uitstekende time-management- en multitaskingvaardigheden
• Nauwkeurig, proactief en oplossingsgericht
• Goede communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden met een servicegerichte instelling
• Discreet en professioneel in het omgaan met vertrouwelijke informatie
• Flexibel, samenwerkingsgericht en gericht op het bijdragen aan een positieve werkomgeving

Bedrijfsinformatie

PROXITY is een pan-Europese logistieke operator en ontwikkelaar, gelanceerd in april 2025 door Blackstone. Het PROXITY-platform zal een portefeuille van circa 600 gebouwen en ontwikkelingsprojecten beheren, goed voor meer dan zeven miljoen vierkante meter verhuurbare ruimte. Het hoofdkantoor is gevestigd in Frankfurt. 

PROXITY richt zich op het bieden van hoogwaardige en flexibele magazijnoplossingen aan diverse klanten in de meest dynamische stedelijke regio’s van Europa. Met een initiële aanwezigheid in Continentaal Europa, de Nordics en Ierland, zet PROXITY in op verdere strategische groei en uitbreiding in zowel bestaande als nieuwe markten. 

Reageren

Solid Recruitment is namens PROXITY verantwoordelijk voor de werving ten behoeve van deze functie. Solid Recruitment is hét toonaangevende werving & selectiebureau actief in de vastgoedsector.
Wij zijn gespecialiseerd in de bemiddeling van vastgoedprofessionals met een opleiding op met name HBO- en academisch niveau.

Je wordt vriendelijk verzocht jouw sollicitatie te richten aan Sabina van den Bosch van Solid Recruitment (bosch@solid-recruitment.nl). Ook voor vragen of een extra toelichting kun je (telefonisch) contact opnemen met Sabina van den Bosch op 06-10211457.